Privacyverklaring W4E bvba

Van toepassing sedert 25/05/2018 – Laatst bijgewerkt op 06/07/2018

W4E bvba – Prins Boudewijnlaan 17/2, 2550 Kontich, Antwerpen, België – KBO/BTW: BE0819.077.502 – verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig deze privacyverklaring. De verklaring is van toepassing op alle natuurlijke personen die interactie hebben met W4E bvba. Hierin wordt toegelicht hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken en openbaar maken. Daarnaast wordt er ook uitgelegd hoe u toegang kan krijgen tot uw persoonsgegevens, hoe u ze kan laten verbeteren, bijwerken of verwijderen. Zowel online als offline inzameling van persoonsgegevens vallen onder deze verklaring en kunnen met elkaar gecombineerd worden.

Ingeval u ons noodzakelijke persoonsgegevens niet wenst te verstrekken, is het mogelijk dat wij u onze goederen en/of diensten niet kunnen aanbieden. Wij geven aan wanneer dit het geval is. 

W4E bvba behoudt zich het recht voor om ten allen tijden wijzigingen aan deze privacyverklaring te kunnen doorvoeren. De gemaakte wijzigingen kan u steeds op deze pagina terugvinden. 

Bronnen van persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden verwerkt op basis van artikel 6.10 ((b) noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst en (f) voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen om te ondernemen) van de Algemene Verordening Gegevensbescherming of AVG. De persoonsgegevens worden verzameld volgens de hieronder omschreven bronnen: 

• Onze website (www.walkies4events.com), alsook externe sociale netwerken zoals Facebook, Twitter en LinkedIn;
• E-mailberichten, sms’en, Whatsapp, Messenger en andere elektronische berichten tussen u als consument en W4E bvba;
• Onze klantendienst via het telefoonnummer 03/449 89 80;
• Persoonlijke interactie tijdens uw bezoek aan ons bedrijf;
• Offline en online formulieren voor het aanvragen van offertes, deelnemen aan wedstrijden, inschrijven voor de nieuwsbrief, enz.;
• Gegevens van andere bronnen:
  • Videocamera’s in het bedrijf;
  • Data die we verkrijgen bij overname van ander bedrijven.

Soorten persoonsgegevens die W4E bvba verzamelt en de manier waarop

Afhankelijk van de communicatiemethode kunnen de volgende persoonsgegevens verzameld worden: 

• Persoonlijke en elektronische contactinformatie: zoals naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en sociale netwerkgegevens die ons de mogelijkheid geven met u in contact te treden;
• Informatie i.v.m het gebruik van onze website/communicatie: Wij maken op onze website gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestand dat een website via de browser opslaat op uw harde schijf. In een cookie zit informatie opgeslagen. De meeste browsers zijn standaard ingesteld om cookies te accepteren, maar u kunt uw browser dermate instellen om alle cookies te weigeren of om aan te geven wanneer een cookie wordt verzonden. Het is echter mogelijk dat sommige functies en services, op onze en andere websites, niet correct functioneren als cookies zijn uitgeschakeld in uw browser;
• Consumentenfeedback: informatie m.b.t. uw ervaring met het gebruik van onze producten en diensten die u vrijwillig met ons deelt;
• Door consumenten gegenereerde informatie: dit heeft betrekking op alle informatie die u creëert en vervolgens met ons deelt op externe sociale netwerken of door deze inhoud te uploaden naar onze website of sociale netwerken zoals Facebook, Twitter, LinkedIn. Hieronder vallen o.a. video’s, foto’s, persoonlijke ervaringen of andere vergelijkbare informatie. Indien u dit toestaat verzamelt en publiceert W4E bvba door consumenten gegenereerde informatie i.v.m. uiteenlopende evenementen en activiteiten;
• Informatie van externe sociale netwerken: hierbij verwijzen we naar alle informatie die u in het openbaar deelt op een extern sociaal netwerk of gegevens die deel uitmaken van uw profiel op een extern sociaal netwerk (bvb. Facebook) en waarvoor u het sociaal netwerk toestemming geeft om ze met ons te delen. O.a. uw basis accountinformatie, zoals naam, e-mailadres, enz., alsook alle aanvullende informatie of activiteiten waarvoor u het externe sociale de toestemming geeft om ze te delen. Indien u niet wenst dat wij deze informatie kunnen raadplegen en verzamelen, verwijzen wij u naar de website van de externe sociale media in kwestie;
• Betalingsinformatie: dit betreft financiële gegevens i.v.m. uw bank- of kredietkaart, zoals de rekeningnummer, naam van de houder van de rekening, naam van de financiële instelling, … Deze zijn noodzakelijk om een bestelling/aankoop/waarborg te verwerken;
• Oproepen aan onze klantendienst: deze communicatie wordt niet opgenomen;
• Consumptiegewoonte: dit omvat een historiek van alle goederen en diensten die door ons bedrijf aan u werden geleverd;
• Beeldopnamen: dit omvat de videobeelden waarop u zichtbaar bent tijdens uw bezoek aan ons bedrijf;
• Technische informatie i.v.m. computers/mobiele apparaten: dit omvat informatie over de technologische apparatuur die u gebruikt om onze website te bezoeken, bvb. IP-adres, besturingssystemen en soort/versie van je browser.

Persoonsgegevens van minderjarigen

Wij verzamelen geen persoonsgegevens van kinderen jonger dan 18 jaar. Het kan zich wel voordoen dat deze worden verzameld naar aanleiding van een offerte/opdrachtbevestiging/aankoop door bvb. jeugdbewegingen en andere jongerenorganisaties. De minderjarige dient zich door een ouder of andere wettelijke voogd te laten vertegenwoordigen.

Cookies en vergelijkbare applicaties

• Cookies: Onze website (www.walkies4events.com) maakt gebruik van cookies om automatisch informatie op te slaan die een volgend bezoek aan de website kunnen vereenvoudigen (bvb. taalinstelling, weergave, enz.). Het gebruik van cookies kan u beheren, in- en uitschakelen in de instellingen van uw browser. Indien u het gebruik van cookies uitschakelt, bestaat de kans dat uw bezoek aan onze website minder vlot verloopt.
• Logbestanden: Dit omvat informatie met betrekking tot websiteactiviteiten en surfgewoonten. Deze gegevens worden automatisch gegenereerd en helpen ons de website te optimaliseren in functie van verbetering en beveiliging.
• Webbakens: Webbakens worden toegevoegd aan onze elektronische nieuwsbrieven die wij per e-mail naar u verzenden. Deze tools verzamelen informatie over hoe u reageert op onze elektronische nieuwsbrieven (bvb. tijdstip waarop u de nieuwsbrief opent, op welke links u klikt, enz.). Daarnaast zijn deze ook terug te vinden op onze website (www.walkies4events.com) om meer informatie in te winnen m.b.t. uw websitebezoek, tellingen van unieke bezoekers, enz.

Doeleinden voor het gebruik van uw persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden voor de volgende doeleinden gebruikt en verzameld:

• Klantendienst: Onze klantendienst gebruikt uw persoonsgegevens voor bvb. het beantwoorden van uw vragen. Dit is in functie van de reden van uw vraag (bvb. status van uw bestelling, een algemene vraag, een technische vraag, een vraag of klacht i.v.m. een bepaald product, enz.)
• Marketing en promoties: Mits uw toestemming gebruiken wij uw persoonsgegevens met het oog op het verstrekken van informatie betreffende producten en diensten (zoals nieuwe producten, workshops, …). Deze communicatie kan via mail, telefoon, sociale netwerken, … plaatsvinden. Mits uw toestemming kunnen wij onze contractuele belangen vervullen en onze rechtmatige belangen behartigen zoals het bepalen welke producten en diensten u eventueel interesseren en u hierover inlichten.
• Externe sociale netwerken: Uw persoonsgegevens kunnen door ons gebruikt worden wanneer u applicaties van externe sociale netwerken gebruikt, zoals ‘like’- functies en het delen van publicaties, om u publiciteit aan te bieden en met u in contact te komen op externe sociale netwerken. Voor alle informatie over de werking van deze applicaties, welke profielgegevens wij over u kunnen verzamelen en hoe u zich hiervoor kunt uitschrijven, verwijzen we u naar de privacyverklaringen van de desbetreffende externe sociale netwerken.
• Afhandeling van bestellingen: Uw persoonsgegevens worden door ons gebruikt om uw bestellingen te behandelen en te verzenden, u op de hoogte te stellen van de status van uw bestellingen, identiteitscontroles en andere activiteiten uit te voeren, adressen te verifiëren en corrigeren en alle andere activiteiten uit te voeren om mogelijke fraude op te sporen. Hieronder vallen bepaalde persoonsgegevens en betaalinformatie. Onze rechtmatige belangen zijn het optimaliseren en ontwikkelen van nieuwe producten en diensten, het efficiënter zijn en ons materiaal en personeel te beschermen. Uw persoonsgegevens zijn noodzakelijk voor het vervullen van contractuele en wettelijke verplichtingen, alsook het vervullen van onze rechtmatige belangen zoals hierboven beschreven.
• Wettelijke redenen, fusie, overname: Mocht het zich voordoen dat W4E bvba of zijn bedrijfsmiddelen worden overgenomen door of gefuseerd met een ander bedrijf, bvb. door faling, herstructurering, … zullen wij uw persoonsgegevens delen met al onze nieuwe rechtsopvolgers. Uw persoonsgegevens zullen ook aan derden worden verstrekt indien de geldende wetgeving dit voorschrijft. Dit kan naar aanleiding van juridische procedures, naar aanleiding van rechtshandhavingsinstanties, om onze privacy, rechten, veiligheid en eigendom of het publiek te beschermen, of om de voorwaarden van onze website of elke andere overeenkomst af te dwingen.
• Cookies/vergelijkbare technologieën, logbestanden en webbakens: We gebruiken uw persoonsgegevens (voornamelijk technische informatie over uw computer/mobiel apparaat en informatie over het gebruik van websites/communicatie), om de gebruiksvriendelijkheid van onze website te verhogen en onze rechtmatige belangen te behartigen, zoals de efficiëntie verhogen en de website verbeteren.
• Beveiliging/bewaking: Wij gebruiken uw persoonsgegevens (voornamelijk camerabeelden) ten behoeve van de dienstverlening in onze winkelruimte, diefstal van assets (zowel materieel als geldelijk) te kunnen detecteren en het personeel te beschermen. Indien noodzakelijk, kunnen wij deze camerabeelden voorleggen aan de bevoegde instantie.

Openbaarmaking van uw persoonsgegevens

Met de volgende externe organisaties kunnen uw persoonsgegevens gedeeld worden:

• Dienstverleners: dit betreft externe bedrijven die wij gebruiken om ons te ondersteunen bij het uitbaten van onze onderneming (bvb. voor het in orde brengen van zendvergunningen, transporteren van bestellingen, gps-tracking, geluidsopnames, biometrische opmetingen, …). De dienstverleners en hun personeel mogen enkel in naam van W4E bvba toegang krijgen tot uw persoonsgegevens en deze enkel gebruiken voor de specifieke opdrachten die ze verzocht werden uit te voeren op basis van onze instructies. Zij dienen erover te waken dat uw persoonsgegevens vertrouwelijk en veilig behandeld worden.
• Incassobureaus/ratingbureaus: dit zijn externe bedrijven die W4E bvba gebruikt om te helpen openstaande facturen te innen of de kredietwaardigheid van de klant of leverancier te controleren (onder meer voor bestellingen op factuur). Dit alles voor zover de geldende wetgeving dit toestaat.
• Externe bedrijven die persoonsgegevens voor hun eigen marketingdoeleinden gebruiken: wij geven geen toelating voor of verkopen geen persoonsgegevens door aan externe bedrijven voor hun eigen marketingdoeleinden, tenzij het situaties betreft waarin u expliciet uw toestemming hebt gegeven. De identiteit van deze externe bedrijven wordt bekend gemaakt op het ogenblik dat wij om uw toestemming vragen.
• Externe bedrijven die persoonsgegevens voor juridische redenen of vanwege fusie/overname gebruiken: in het kader van overname of fusie of omwille van juridische grondslag zullen wij uw persoonsgegevens aan deze instanties verstrekken.

W4E bvba kan niet aansprakelijk worden gesteld voor (in)directe schade door het foutief of onrechtmatig gebruik van persoonsgegevens door een derde.

Bewaartermijn van uw persoonsgegevens

W4E bvba zal alle maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat uw persoonlijke gegevens gedurende een minimale periode verwerkt worden, rekening houdende met de volgende criteria:

• Een kopie van uw persoonsgegevens wordt door ons gebruikt zolang wij een commerciële relatie met u onderhouden en zolang deze persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor andere doeleinden, beschreven in deze verklaring, en waarvoor wij een geldige juridische basis hebben;
• De duurtijd die noodzakelijk is voor fiscale verplichtingen of die noodzakelijk is om onze rechten te vrijwaren. Wij behouden ons het recht voor om de data aan te houden zolang de gestelde eis dit nodig maakt.

Opslag en/of overdracht van uw persoonsgegevens

Wij gebruiken diverse redelijke maatregelen om uw persoonsgegevens vertrouwelijk en veilig te houden. Deze maatregelen zijn hieronder omschrijven. Wij wijzen u er echter op dat deze beschermingen niet gelden voor informatie die u verkiest te delen op openbare plaatsen, zoals externe sociale netwerken.

• Mensen die toegang hebben tot uw persoonsgegevens: uw persoonsgegevens zullen verwerkt worden door onze bevoegde personeelsleden en/of gemachtigden, op basis van wat belangrijk is te weten, afhankelijk van de specifieke doeleinden waarvoor uw persoonsgegevens verzameld werden Zo zal het personeel dat verantwoordelijk is voor de klantendienst toegang hebben tot het klantenbestand.
• Maatregelen die genomen worden in exploitatieomgevingen: wij slaan uw persoonsgegevens op in exploitatieomgevingen die gebruik maken van redelijke beveiligingsmaatregelen om ongeoorloofde toegang te voorkomen. W4E bvba volgt redelijke normen om uw persoonsgegevens te beschermen. Wij willen u erop wijzen dat de verzending van informatie via het internet helaas niet volledig veilig is en we dus de veiligheid van deze informatie niet kunnen garanderen.
• Overdracht van uw persoonsgegevens: Voor de opslag en verwerking van uw persoonsgegevens, is het nodig dat uw persoonsgegevens uiteindelijk overgedragen/verzonden worden naar en opgeslagen worden op een bestemming buiten uw land van verblijf, maar wel binnen de Europese Economische Ruimte. Uw gegevens worden niet overgedragen naar landen buiten de Europese Economische Ruimte. Mocht dit toch op termijn wijzigen, zullen wij de nodige maatregelen nemen om u hiervan op de hoogte te brengen.

Uw rechten

Als de wetgeving het toelaat, heeft u het recht om toegang te krijgen tot informatie die over u bewaard wordt, deze te controleren en er een fysieke of digitale kopie van op te vragen. Daarnaast heeft u ook het recht om informatie te vragen in verband met de bron van uw persoonsgegevens.

Deze rechten kunnen uitgeoefend worden door ons een e-mail te versturen naar info@walkies4events.com of door ons te schrijven op volgend adres: W4E bvba – Prins Boudewijnlaan 17 Unit 2 – 2550 Kontich – België. U dient hierbij een kopie van uw identiteitsbewijs of gelijkwaardige gegevens toe te voegen (indien dit wettelijk toegestaan is en door ons gevraagd wordt).

Meer specifiek heeft u het recht op de volgende handelingen:

• Uw toestemming op elk ogenblik in te trekken: gebruikers hebben het recht om hun toestemming in te trekken, indien zij eerder hun toestemming hebben gegeven voor de verwerking van hun persoonsgegevens;
• Bezwaar te maken tegen verwerking van uw persoonsgegevens: gebruikers hebben het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van hun gegevens als de verwerking wordt uitgevoerd op een andere rechtsgrond dan toestemming;
• Toegang tot uw persoonsgegevens te verkrijgen: gebruikers hebben het recht te weten of de eigenaar de gegevensverwerking uitvoert, kennis te nemen van bepaalde aspecten van de verwerking en een kopie te krijgen van de gegevens die worden verwerkt;
• Te controleren en om rechtzetting te vragen: gebruikers hebben het recht om de juistheid van hun gegevens te controleren en om bijwerking of rechtzetting hiervan te vragen;
• De verwerking van uw persoonsgegevens te beperken: gebruikers hebben onder bepaalde omstandigheden het recht om de verwerking van hun gegevens te beperken. In dat geval zal de eigenaar hun gegevens niet verwerken voor andere doeleinden dan het opslaan ervan;
• Uw persoonspersoonsgegevens te laten wissen of op andere wijze te laten verwijderen: gebruikers hebben onder bepaalde omstandigheden het recht om de eigenaar hun gegevens te laten wissen;
• Uw persoonsgegevens te ontvangen en deze te laten doorgeven naar een andere verwerkingsverantwoordelijke: gebruikers hebben het recht hun gegevens in een gestructureerde en gangbare vorm te verkrijgen en, indien technisch mogelijk, die gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen, zonder daarbij te worden gehinderd. Deze bepaling is van toepassing op voorwaarde dat de gegevens op geautomatiseerde wijze worden verwerkt en dat de verwerking is gebaseerd op toestemming van de gebruiker, op een overeenkomst waarbij de gebruiker partij is of op (pré-)contractuele verplichtingen die daaruit voortvloeien;
• Een klacht in te dienen: gebruikers hebben het recht een vordering in te stellen bij de daarvoor bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit.

Uw keuze betreffende de manier hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken en openbaar maken

Wij hechten er belang aan om u keuzes aan te bieden m.b.t. de persoonsgegevens die u aan ons verstrekt. De volgende mechanismen geven u controle over uw persoonsgegevens:

• Cookies en vergelijkbare technologieën: beheert uw toestemming via uw webbrowser om alle of een aantal cookies/vergelijkbare technologieën te weigeren of om u te waarschuwen wanneer ze gebruikt worden.
• Reclame, marketing en promoties: als u ervoor kiest dat W4E bvba uw persoonsgegevens gebruikt om producten of diensten te promoten, kan u dit aangeven d.m.v. de inschrijving voor onze nieuwsbrief via onze website www.walkies4events.com. Als u deze nieuwsbrief niet meer wenst te ontvangen, kan u zich te allen tijde uitschrijven door een mail te sturen naar info@walkies4events.com, te klikken op de desbetreffende link onderaan de nieuwsbrief of door ons te schrijven op het volgende adres: W4E bvba – Prins Boudewijnlaan 17 Unit 2 – 2550 Kontich – België. Als u de publicitaire mededelingen niet meer wenst te ontvangen via externe sociale netwerken, kan u zich te allen tijde hiervoor uitschrijven via de gebruikersinstellingen in uw accountprofiel van het desbetreffende sociale netwerk. Wij willen u er wel op wijzen dat, indien u zich uitschrijft voor de marketinggerelateerde berichten, u nog steeds administratieve mededelingen zal ontvangen. Dit omvat dan bvb. offertes, opdrachtbevestigingen, facturen en andere belangrijke niet-marketinggerelateerde aankondigingen.

Verantwoordelijke voor de gegevensverwerking en contactgegevens

Voor al uw vragen en/of opmerkingen m.b.t. deze privacyverklaring en onze procedures, of om een klacht in te dienen over onze naleving van de geldende privacywetten, kan u met ons contact opnemen via e-mail (info@walkies4events.com), of door ons te schrijven op volgend adres: W4E bvba – Prins Boudewijnlaan 17 Unit 2 – 2550 Kontich – België. U kan ook steeds telefonisch contact met ons opnemen via het nummer +32 (0)3/449 89 80.

Elke klacht over de manier waarop wij persoonsgegevens beheren, met inbegrip van klachten dat wij uw rechten geschonden hebben volgens de geldende privacywetgeving, bevestigen en onderzoeken wij binnen een redelijke termijn van 1 maand.

Indien u meent dat uw rechten niet worden nageleefd, kan er desgevallend klacht worden ingediend bij de toezichthoudende autoriteit, met name de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer (Drukpersstraat 35 – 1000 Brussel – Tel.: +32 (0)2/274 48 35 – commision@privacycommission.be).

Copyright (c) juni 2018 W4E bvba